4 agosto, 2015 Borja Núñez

13 maneras de no perder el tiempo en las reuniones de trabajo.

Las reuniones de trabajo son indispensables para la consecución del mismo, pero tienen muy mala fama, el principal motivo, la pérdida de tiempo improductivo que una mala reunión conlleva. Es muy habitual tener reuniones insatisfactorias, esto es debido a una inadecuada gestión del tiempo donde la reunión comienza sin una organización ni puntos definidos.

Las reuniones de trabajo tienen numerosos costes, pero no solo materiales (desplazamientos, salario de los empleados, dietas…) si la reunión se considera subjetivamente improductiva y como una pérdida de tiempo, también tirarás por tierra importantes elementos clave como la motivación y respeto por la jerarquía y además,  fomentarás una sensación de descontrol e inseguridad en el equipo.

Por ello, es importante tener en mente siempre las siguientes pautas que lograrán hacer que tus reuniones transmitan correctamente tus intenciones u objetivos  y no se te vuelvan en contra.

ANTES DE LA REUNIÓN:

  1. El primer punto y uno de los más importantes para evitar la mala fama de las reuniones, ¿es realmente necesaria le reunión? En la actualidad contamos con numerosas plataformas para difundir la información de forma satisfactoria y forzar una reunión para un tema que podría tramitarse sin realizar tanto percance fomenta la sensación de inutilidad de esta herramienta.
  1. Si has decidido realizar una reunión, prepárala con tiempo suficiente, es importante jugar con un margen prudencial para los cambios de última hora.
  1. Crea un índice para ti y los asistentes con los principales puntos de la reunión, debe quedar claro la finalidad de la misma, los objetivos que en ella se tratarán y un horario preestablecido de duración para evitar dispersiones.
  1. Selecciona exclusivamente a las personas que deben acudir a la reunión, no deben asistir empleados no relacionados con el tema porque su distracción afectará al resto del grupo repercutiendo negativamente.

DURANTE LA REUNIÓN.

  1. Puntualidad, es tan negativo llegar tarde a una reunión a la que has sido convocado como comenzar tarde la reunión, deja un margen de rigor previsto de antemano, 10 o 15 minutos máximos.
  2. Realizar una introducción a la reunión, nombrando los puntos de la sesión enviados para entrar en situación.
  3. Las reuniones deben poseer la siguiente estructura: entrada suave, grueso de la reunión, despedida suave, por lo que es aconsejable que adaptes los puntos de la reunión buscando seguir esa estructura.
  4. Es aconsejable previsualizar posibles interrupciones para dudas, evitarás cuchicheos, pero mantén un orden para que no acaparen la reunión y se disperse el contenido.

AL FINALIZAR LA REUNIÓN.

  1. Realiza una síntesis de la reunión, con las conclusiones principales a las que se han llegado.
  2. Proceder a un tiempo determinado para ruegos y preguntas, donde se expongan las dudas o posibles sugerencias, deja claro la importancia de este tiempo, para evitar que estén con la cabeza pensando en levantarse.
  3. 11. Agradecer a los participantes su asistencia y recalcar la importancia de ella.

DESPUÉS DE LA REUNIÓN.

  1. Adjuntar a todos los asistentes un dossier resumen de la reunión, contemplando los temas tratados y las principales conclusiones que se alcanzaron.
  2. Si es una reunión de carácter periódico, es importante prefijar una fecha prevista desde este momento para marcar los tiempos.
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